📖SolvError Kılavuzu

Kalite yönetim sistemi nedir?

Kalite Yönetim Sistemi (KYS), bir organizasyonun ürün ve hizmet kalitesini sürekli iyileştirmeyi amaçlayan bir yapıdır. ISO 9001 gibi standartlarla uyumlu olarak kurulur ve müşteri memnuniyetini, süreç verimliliğini artırmayı hedefler. Organizasyonların kalite standartlarına uymasını sağlayarak, rekabet avantajı elde etmelerine ve maliyetleri düşürmelerine yardımcı olur.

Kalite Yönetim Yazılımı Nedir?

Bir kalite yönetim sistemi (KYS), kalite güvence süreçlerinin ana bileşenlerini koruyarak tedarik zincirini düzenler. Bu bileşenler; kalite planlama, kalite kontrol, kalite güvence ve kalite iyileştirmeyi içerir. Bu, işletmelerin tedarik zinciri kalite faaliyetleri için daha verimli bir sistem sağlayarak iş süreçlerinin kalitesini artırmasına olanak tanır.

Kalite yönetimi, şirketlerin kalite uyumluluk süreçlerini otomatikleştirmesine ve bunları endüstri standartları, düzenlemeler ve müşteri gereksinimleriyle uyumlu hale getirmesine yardımcı olur. Bu tür yazılımlar genellikle ürün kalitesine odaklanırken, bazı satıcılar profesyonel hizmet şirketleri için kalite kontrolünü otomatikleştirecek özellikler de sağlar.

KYS Neyi Anlamlandırıyor?

Kalite Yönetim Sistemi, bir organizasyonun kalite standartlarına uygunluğunu sağlamayı, sürekli olarak iyileştirmeyi ve müşteri memnuniyetini artırmayı amaçlar.

Kalite Yönetim Yazılımlarının Ortak Özellikleri Nelerdir?

Aşağıdaki kalite yönetimi işlevselliği, kullanıcıların toplam kalite yönetimi faaliyetlerini tanımlamasına, uygulamasına ve izlemesine yardımcı olabilir:

1. Risk yönetimi: KYS, risk değerlendirme belgelerini standartlaştırarak kullanıcıların riski değerlendirmesine olanak tanır. Bu, her türlü risk yönetimi için prosedürler, talimatlar ve kayıtlar sağlar.

2. Teftiş yönetimi ve iç denetimler: KYS, işletmelerin iç denetimleri sorunsuz bir şekilde yürütmesine olanak tanır. Bir KYS içerisinde kullanıcılar denetimleri planlayabilir ve uygun çalışanları denetimleri derhal tamamlamaları konusunda uyarabilir. Bir KYS ayrıca denetim formlarını saklayabilir ve denetim verilerini analiz eden raporlar oluşturabilir.

3. Düzeltici ve önleyici eylem (CAPA): CAPA'lar, bir işletmenin verimsizliklerinin temelinde yatan şeye yönelik bir yapı sağlamaya yardımcı olabilir. KYS, CAPA'ları otomatik olarak kalite yöneticilerine yönlendirerek bunların yönetilmesine ve izlenmesine yardımcı olur; bu yöneticiler, sorunun temel nedenini hızlı bir şekilde belirlemek için bir iş akışını hızlı bir şekilde oluşturabilir. Zamanla toplanan veriler, ekipman veya malzeme değişiklikleri, sürecin yeniden tasarlanması veya güvenlik girişimleri gibi süreç iyileştirme alanlarını belirlemek için analiz edilebilir.

4. Değişiklik yönetimi: Kalite yönetimi yazılımı, bir şirket içinde değişiklik yönetimini daha verimli ve akıcı hale getirebilir. Değişiklik yönetimi özelliği sayesinde kullanıcılar, işlerinde hangi değişikliklerin meydana geldiğini özetleyebilir ve ardından gerekli eylem planlarını oluşturabilir. Bu, kullanıcıların belirli bir değişikliğin etkisini belirlemesine yardımcı olur ve gerekli değişiklikleri yapması gereken tüm ekipler için iş akışları sağlar.

5. Uyumluluk: Şirketlerin, işleri için kalite yönetimiyle ilgili mevzuat uyumluluğunu izlemeleri gerekir. Mevzuat gereklilikleri sektöre veya konuma göre değişiklik gösterebileceğinden, işletmeler, operasyonları için geçerli yasa ve standartları belirlemek ve izlemek için kalite yönetimi yazılımını kullanır. Ayrıca Amerikan Kalite Derneği, Uluslararası Standardizasyon Örgütü veya ABD'deki Gıda ve İlaç İdaresi (FDA) kurumu gibi kuruluşlar tarafından oluşturulan endüstri standartları da vardır.

Mevzuatlara ve standartlara uygunluğu sağlamak için KYS yazılımı aşağıdaki özelliklere sahiptir:

• En son bilgileri ve belge değişikliklerini sağlamak üzere düzenli olarak güncellenen uyumluluk verileri deposu

• Kalite politikası yönetimi, standartlara ve düzenlemelere uygun iş prosedürlerini ve süreçlerini tanımlar ve uygular.

• Kalite kontrolüne yönelik uygunsuzlukları veya güncelliğini yitirmiş politikaları ve prosedürleri belirlemek için denetim işlevselliği

• Kalite Yönetim Sistemlerinin (KYS) Diğer Özellikleri: Değerlendirme Yetenekleri, Sertifikasyon Yetenekleri, Tedarikçi Değerlendirme Yetenekleri, İş Akışı Yetenekleri

Kalite Yönetim Yazılımının Faydaları Nelerdir?

KYS'nin uygulanması, bir şirketin ürün ve hizmetlerinin kalitesinin sürekli iyileştirilmesini sağlamanın en iyi yollarından biridir. Kullanıcılar, KYS'yi kalite güvence kaynakları için tek durak noktası olarak ve çalışanların karşılaşabileceği her türlü fırsat ve engele etkili tepki vermenin bir yolu olarak düşünmelidir.

• Geliştirilmiş dokümantasyon: Bir KYS uygulamasının en önemli faydalarından biri, tüm iş süreçleri ve prosedürlerinin geliştirilmiş dokümantasyonudur. Tüm kritik belgelerin tek bir konumda bulunması görünürlüğü artırır ve potansiyel riskin azaltılmasına yardımcı olur.

• Birleşik prosedürler: Kalite yönetimi için merkezi bir konuma sahip olmak, şirket standartlarının tanımlanmasına yardımcı olur ve her iş sürecinin işletmenin kalite sistemine uyacak şekilde nasıl gerçekleştirileceğini belirler. Her şirketin kendine ait belgeleri, değerleri ve uyumluluğu olduğundan, her bir eylemin iş yapısına nasıl uyduğunu belirleyen tek bir birleşik kalite sistemi bulunmalıdır.

• Güçlü müşteri ilişkilerini sürdürün: KYS, şirketlerin müşteri talepleriyle doğrudan ilişkili en iyi iş uygulamalarını güncellemesine olanak tanır. Bir işletme tutarlı müşteri şikayetleri tespit ettiğinde kullanıcılar prosedürleri buna göre güncelleyebilir. Bu, daha yüksek müşteri memnuniyeti ve daha iyi iş tutma ile sonuçlanır.

• Zamandan tasarruf edin: Sonuçta, bir KYS'nin amacı şirket genelinde tutarlı bir iş uygulamaları yaklaşımını sürdürmektir. Bu, şirket içindeki kaynakların ve zamanın kullanımını iyileştirecek proje faaliyetlerinde tutarlılığın sürdürülmesi anlamına gelir. Kalite yönetimi yazılımı, şirketlerin yeni ürün geliştirme, üretim ve bakım gibi çeşitli faaliyetlerde zamandan de tasarruf etmesine yardımcı olabilir.

Kalite Yönetim Yazılımını Kimler Kullanır?

Kalite yönetimi yazılımı çoğunlukla aşağıdaki kişilere faydalıdır:

1. Kalite kontrol uzmanları: Kalite güvence ekibi üyeleri, düzenlemelerdeki en son değişikliklere ayak uydurmak ve kalite kontrol süreçlerini tanımlayıp uygulamak için KYS yazılımına ihtiyaç duyar. Ayrıca bu süreçlerin üretim ve ürün geliştirme gibi diğer departmanlardaki uygulamalarını izlemek için de KYS'yi kullanıyorlar.

2. Üretim yöneticileri: Bu yazılım türü, üretim yöneticilerinin tüm üretim faaliyetleri sırasında kalite prosedürlerini uygulamasına ve izlemesine yardımcı olur. Kalite süreçleri ürünün türüne bağlı olarak önemli ölçüde farklılık gösterebilir.

3. Ürün geliştirme ekipleri: KYS verileri, yeni ürünlerin geliştirilmesine ve mevcut ürünlerin iyileştirilmesine yardımcı olabilir. Geçmiş veriler, kalite perspektifinden bir ürünün artıları ve eksileri hakkında bilgi sağlar ve bu da ürün yöneticilerinin daha iyi ürünler geliştirmesine yardımcı olur.

Kalite Yönetim Yazılımıyla İlgili Zorluklar

Kalite yönetimi yazılımının kendine has zorlukları olabilir.

• Aşırı belgeleme: Kalite yönetimi yazılımını uygulayan birçok kuruluş, en iyi iş uygulamaları ve prosedürlerine ilişkin belgelerde aşırıya kaçmaktadır. Bu, bazı KYS'lerin bir yöntem için birden fazla belgeye sahip olmasına yol açar ve bu da çalışanların kafasını karıştırabilir ve onları yanıltabilir. Bu sorunla mücadele etmek için şirketlerin KYS'nin mükerrer belgeler açısından sürekli olarak kontrol edildiğinden emin olması gerekir.

• Güncelliğini yitirmiş belgeler: KYS uygulayan birçok kuruluş, en iyi iş uygulamaları ve prosedürlerine ilişkin belgeleri her zaman güncellemez. Bu, bazı KYS'lerin güncel olmayan kalite verilerine sahip olmasına yol açar ve bu da çalışanlar için yanıltıcı olabilir. Bu sorunla mücadele etmek için KYS'nin, düzenlemelerde ve prosedürlerde yapılan yeni değişiklikler açısından sürekli olarak kontrol edilmesi gerekir.

• İş sürecinin yeniden yapılandırılması: Kullanıcılar ayrıntılı ve tutarlı iş süreçlerini takip etmedikçe bir KYS çok verimli olamaz. İdeal olarak, kalite yönetimini uygulayan şirketler, mümkün olan en iyi kaliteyi sağlayacak ve düzenlemelere uyacak şekilde optimize edildiklerinden emin olmak için operasyonlarını gözden geçirmelidir. Bu, ekstra çaba ve yatırım gerektirir ve alıcılar tarafından gözden kaçırılabilir, bu da yazılımın çözemeyeceği darboğazlar ve tutarsızlıklar yaratabilir.

Hangi Firmalar Kalite Yönetim Yazılımını Satın Almalı?

Kalite Yönetim Yazılımını, geniş bir yelpazede farklı iş kolları ve sektörlerde kullanılabilir. Bu sistemlerin uygulama alanları, özellikle kalite kontrol ve sürekli iyileştirme gerektiren her türlü üretim ve hizmet sektörünü kapsar. İşte bazı örnekler:

• İmalat Sektörü: Otomotiv, elektronik, makine ve ekipman üretimi gibi alanlarda, ürünlerin kalite standartlarına uygun olmasını sağlamak için kullanılır.

• Gıda ve İçecek Sektörü: Gıda güvenliği ve kalite yönetimi için kritik öneme sahiptir. Hata ve uygunsuzluk yönetimi sistemleri, üretim süreçlerindeki potansiyel kontaminasyon veya uygunsuzlukları belirlemeye yardımcı olur.

• İlaç ve Sağlık Sektörü: İlaç üretimi, tıbbi cihazlar ve sağlık hizmetleri gibi alanlarda, ürün ve hizmet kalitesinin yanı sıra hasta güvenliğini de doğrudan etkiler.

• Havacılık ve Savunma: Yüksek güvenlik ve kalite standartları gerektiren bu sektörlerde, hata ve uygunsuzlukların yönetimi hayati önem taşır.

• Enerji ve Kimyasallar: Petrol, gaz, kimyasal üretimi ve enerji üretimi gibi alanlarda, işlem güvenliği ve çevresel uyumluluk için kullanılır.

• İnşaat ve Mühendislik: Projelerin zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanmasını sağlamak, aynı zamanda yapısal güvenlik ve uyumluluğu garantilemek için gereklidir.

• Teknoloji ve Yazılım Geliştirme: Yazılım ve teknoloji ürünlerinin geliştirilmesinde, hataların ve performans sorunlarının yönetimi için kullanılır.

• Lojistik ve Taşımacılık: Taşıma ve depolama süreçlerindeki hataları ve uygunsuzlukları yönetmek, müşteri memnuniyetini artırmak ve operasyonel verimliliği sağlamak için önemlidir.

• Perakende ve Tüketici Ürünleri: Ürün kalitesini ve tüketici güvenliğini sağlamak, marka itibarını korumak için kullanılır.

• Hizmet Sektörü: Otelcilik, eğitim, finans hizmetleri ve müşteri hizmetleri gibi alanlarda, hizmet kalitesini yönetmek ve müşteri şikayetlerini azaltmak için kullanılır.

Bu sistemler, işletmelerin sürekli iyileştirme süreçlerine entegre edilerek, müşteri memnuniyetini artırma, maliyetleri düşürme ve rekabet avantajı elde etme konularında önemli bir rol oynar. Her sektörün kendine özgü gereksinimleri ve zorlukları olduğundan Kalite Yönetim Yazılımını genellikle işletmenin özel ihtiyaçlarına göre özelleştirilir.

Kalite Yönetim Yazılımı Nasıl Satın Alınır?

Kalite yönetiminin işletmenizdeki performansı nasıl üst seviyelere taşıyabileceğini gördünüz ve şimdi bu dönüşümü gerçekleştirmenin zamanı geldi. İşte, işletmenizin ihtiyaç duyduğu Kalite Yönetim Yazılımını nasıl kolaylıkla satın alabileceğinize dair adımlar:

İlk Adım- İletişim Kurma

E-posta gönderin: [e-mail] e-posta adresine işletmenizin temel bilgilerini içeren bir e-posta göndererek bize ulaşın. Bu bilgiler şunları içermelidir:

• Firma Adı • Firma Adresi • Yetkili Adı • Yetkili Telefon Numarası • Yetkili E-posta Adresi

Bizi Arayın: 0850 885 17 99 numaralı telefonu arayarak bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Size bir distribütör ya da temsilci atayarak bütün süreçlerinizi birlikte yönetelim.

İkinci Adım- İhtiyaçlarınızı Belirleyin: İletişime geçtiğinizde, size özel bir ihtiyaç analizi yaparak yazılımımızın işletmenizin belirli gereksinimlerini nasıl karşılayabileceğini ortaya koyacağız. Bu süreç, yazılımın işletmenize özel olarak nasıl özelleştirilebileceğini anlamanıza yardımcı olur.

Üçüncü Adım- Teklif Alın: İhtiyaçlarınıza yönelik detaylı bir teklif sunacağız. Teklifimiz, yazılımın maliyeti, kurulum süreci, eğitim ve destek hizmetleri hakkında bilgi içerecek.

Dördüncü Adım- Karar Verin: Teklifimizi değerlendirdikten sonra, işletmenizin ihtiyaçlarına en uygun çözüm olduğuna karar verdiyseniz, süreci ilerletmek için bizimle iletişime geçin. Satın alma işleminizi kolay ve hızlı bir şekilde tamamlayacağız.

Beşinci Adım- Kurulum ve Eğitim: Yazılımın kurulumu ve eğitiminin planlanması sürecinde size adım adım rehberlik edeceğiz. Böylece, ekibinizin yazılımı en verimli şekilde kullanmasını sağlayacak temeli atacağız.

Kalite Yönetim Yazılımı Seçimi

• Bir seçim ekibi seçin Seçim ekibinde kalite yöneticileri, uyumluluk uzmanları ve ürün geliştirme ekibi üyeleri bulunmalıdır. İmalat veya tedarik zinciri gibi belirli bir alan veya sektördeki uzmanlıkları nedeniyle genellikle dış danışmanlar sürece dahil edilir.

• Uzlaşma Yazılım fiyatlandırması hayati bir müzakere faktörü olsa da yazılımın maliyetlerini ve faydalarını karşılaştırmak tercih edilir. Alıcılar, yazılım lisanslarında indirim almak yerine, tahmine dayalı kalite analitiği veya sınırsız destek ve eğitim gibi genişletilmiş hizmetler gibi standart sistemde yer almayan gelişmiş özellikler için pazarlık yapmalıdır. Bunlar, şirketin kalite güvence süreçlerinde yer alan çalışanlarını daha iyi desteklemesine ve daha iyi ürün ve hizmetler sunarak müşteri memnuniyetini artırmasına olanak tanıyacak.

• Son karar Nihai kararı çoğunlukla yöneticiler verse de bu bir ekip çalışması olmalıdır ve yöneticilerin, çalışanların yazılımın artıları ve eksileri konusunda bilgi sahibi olmasını sağlamaları gerekir. Kullanıcı katılımının uygulama sırasında değil nihai karardan önce sağlanması gerekir.

Kalite Yönetim Yazılımının Maliyeti Ne Kadardır?

Kalite yönetimi yazılımıyla ilgili iki tür maliyet vardır:

Doğrudan maliyetler: Buna satıcı tarafından sunulan yazılım lisansları, eğitim, uygulama ve danışmanlık hizmetleri dahildir. Dolaylı maliyetler: Bu maliyetler, çalışanların şirketin uyması gereken düzenleme ve standartlara alışmalarına yönelik eğitim maliyetleriyle ilgilidir. Şirketlerin ayrıca yazılımı veya benzer bir sistemi kullanma konusunda kapsamlı deneyime sahip yeni çalışanları işe alması gerekebilir.

Yatırım Getirisi (ROI)

Kalite yönetimi yazılımını kullanmanın temel faydaları iki yönlüdür:

• Kusurların azaltılması ve uygunsuzluk nedeniyle para cezaları ve cezaların önlenmesi yoluyla elde edilen tasarruflar

• Güvenilir ürün ve hizmetler sunarak satışları ve müşteriyi elde tutmayı artırmak

Yazılımın yatırım getirisini hesaplamak için alıcıların hem maliyetlerin hem de faydaların mali değerini tahmin etmesi gerekir. Örneğin, bir kalite yöneticisini işe almanın maliyeti yıllık 100.000$ olabilir. Her ay 1.000.000$ değerinde mal üreten ve kusurlarını %5 oranında azaltan bir şirket, yılda 600.000$ tasarruf edecektir.

Olumlu yatırım getirisi elde etmek için faydaların mali değeri, KYS kullanmanın maliyetlerini aşmalıdır. Kalite Yönetim Yazılımının Uygulama Süreci Nasıl Görünüyor?

Uygulama süreci, kalite güvencesine ilişkin süreçleri ve iş akışlarını gözden geçirmeli ve iyileştirmelidir. Bu, uygulamanın diğer tüm aşamalarını aşağıdaki şekilde etkileyecektir:

Veri geçişi: Eski sistemlerden ve diğer veri kaynaklarından veri geçişi, yeni veya iyileştirilmiş süreçler için gerekli bilgilere odaklanmalıdır. Güncelliğini yitirmiş geçmiş veriler ve geçerliliğini yitirmiş prosedürler yeni sisteme aktarılmamalıdır.

Sistem konfigürasyonu: Bu, KYS çözümünün şirketin süreçlerine uyarlanmasıyla ilgilidir, tersi değil. KYS, denetim yönetimi gibi işlevler için standart özellikler sağlarken, alıcılar bunları genellikle iş akışlarına göre değiştirir.

Eğitim: Eğitim yalnızca özelliklere ve işlevselliğin kullanıcıların kaliteyi artırmasına ve satış gibi diğer departmanlarla iş birliği yapmasına nasıl yardımcı olduğuna odaklanmamalıdır.

Hayata geçirilmek: Tüm kalite kontrol süreçleri açıkça tanımlanana ve sistem buna göre yapılandırılana kadar canlıya geçiş gerçekleşmemelidir.

Kalite Yönetim Yazılımını Ne Zaman Uygulamanız Gerekir?

Uygulama için mükemmel bir zamanlama yok ancak alıcılar, faaliyetlerini önemli ölçüde aksatabilecek yoğun sezonlardan kaçınmalı. Veri geçişi, entegrasyon ve eğitime zaman tanımak için uygulama aylar öncesinden planlanmalıdır. Alıcılar ERP veya EHS gibi diğer ilgili yazılımları da uygulamayı planladığında, tüm sistemlerin aynı anda uygulanması tercih edilir. Bu mümkün değilse, şirketler birden fazla yazılım çözümünü uygulamaya yönelik planlarını senkronize etmeli ve birden fazla sistemdeki iş süreçlerini gözden geçirmelidir.